ระบบเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร

ระบบและวิธีเชิงระบบ

    ระบบ เป็นการรวมกันขององค์ประกอบย่อยๆ ที่ทำหน้าที่ของตนเอง และมีปฏิสัมพันธ์กัน เพื่อดำเนินงานให้บรรลุจุดมุ่งหมายที่กำหนดไว้  โดยระบบนั้นอาจเกิดโดยธรรมชาติหรือมนุษย์เป็นผู้ออกแบบและสร้างสรรค์ขึ้นก็ได้ ทั้งนี้ทุกระบบจะมีองค์ประกอบที่สำคัญ 3 ประการคือ 1) ปัจจัยนำเข้า (input) ได้แก่ จุดมุ่งหมาย ทรัพยากร ปัญหาต่างๆ 2) กระบวนการ (process) ได้แก่ ขั้นตอนการทำกิจกรรมหรือการดำเนินงาน และ 3) ผลลัพธ์ (output) ซึ่งเป็นผลงานหรือผลผลิตที่ได้    ส่วนวิธีการเชิงระบบ (systematic approach) หรือวิธีระบบ (system approach) หรือเรียกได้    อีกอย่างหนึ่งว่าการจัดระบบ เป็นการกำหนดขั้นตอนการดำเนินงานและการแก้ปัญหา เพื่อเพิ่ม      ประสิทธิภาพของงาน   โดยวิธีการรวบรวมและวิเคราะห์ข้อมูลที่เกี่ยวข้อง      พัฒนาวิธีการบริหารจัดการและประเมินผลที่ได้ เพื่อปรับปรุงงาน  จนกว่าจะมีประสิทธิภาพตามต้องการ  (รสสุคนธ์ มกรมณี, 2543; เฉลียว บุรีภักดี, 2542)
          ฉลองชัย สุรวัฒนบุรณ์ (2544) กล่าวว่าวิธีระบบเป็นระบบวิธีการแก้ไขด้วยตนเองเชิงตรรกวิทยา สำหรับการตัดสินใจที่ใช้ในการออกแบบและพัฒนาสรรพสิ่งที่มนุษย์ทำขึ้น ยุทธวิธีของระเบียบวิธีนี้ประกอบด้วย หลักการ วัตถุประสงค์ การประกอบกิจ การจำแนกหน้าที่และ องค์ประกอบต่างๆ การจัดเวลา การฝึกระบบและการทดสอบระบบ     การติดตั้งและการควบคุมเชิงคุณภาพ  ขณะที่ กิดานันท์ มลิทอง (2540) อธิบายว่า วิธีระบบเป็นกระบวนการทางวิทยาศาสตร์ที่มีการกำหนดปัญหา สมมติฐาน การวิเคราะห์ข้อมูล และการดำเนินการทดลอง     อันนำไปสู่การสรุปผลที่เหมาะสม เพื่อการแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้น ถ้าผลสรุปหรือผลลัพธ์ที่ได้มาเป็นสิ่งที่คาดว่าจะได้ผลดีก็จะถูกนำมาทดลองใช้ แต่ถ้านำมาใช้แล้วยังไม่สามารถแก้ปัญหาได้ ก็จะต้องมีการทดลองวิธีใหม่ต่อไปจนกว่าจะได้ผลลัพธ์ที่ถูกต้อง นั่นคือสามารถแก้ปัญหาได้เป็นผลสำเร็จ
          การออกแบบระบบใหม่หรือพัฒนาระบบเก่าให้สามารถปฏิบัติงานไปสู่เป้าหมายได้อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด โดยใช้ทรัพยากร คน เวลา และค่าใช้จ่ายน้อยที่สุด ต้องอาศัยการวิเคราะห์

• การแยกแยะและทำความเข้าใจปัญหา

- ขั้นตอนแรกสุดของการแก้ปัญหาเชิงระบบ คือ การแยกแยะและทำความเข้าใจถึงปัญหา เราอาจนิยามความหมายของปัญหาได้ว่า ปัญหา คือ เงื่อนไขที่เป็นสาเหตุที่ทำให้เกิดผลลัพธ์ที่ไม่ต้องการ การทำความเข้าใจถึงปัญหานั้นจะต้งคิดอย่างเชิงระบบ

การคิดเชิงระบบ คือ การมองปัญหาต่างๆที่พบอย่างเป็นระบบ โดยอาจจะแบ่งเป็นระบบย่อยที่ประกอบขึ้นจากส่วนประกอบของระบบในทุกสถานการณ์ ที่เรากำลังศึกษาอยู่นอกจากนี้ยังมีระบบอื่นที่อาจมีผลกระทบต่อระบบที่กำลังพิจารณาแวดล้อมอยู่ การคิดในลักษณะนี้จะทำให้เราแน่ใจได้ว่า ในการพิจารณาถึงปัญหานั้น ปัจจัยที่สำคัญและความสัมพันธ์ ระหว่างส่วนประกอบต่างๆ ได้ถูกนำมาพิจารณาอย่างครบถ้วน สมบูรณ์ ตัวอย่างเช่น เมื่อองค์กรทางธุรกิจเกิดปัญหาขึ้นนั้น เราจะมองธุรกิจนั้นว่าเป็นระบบที่ประกอบด้วยส่วนนำเข้า ส่วนประมวลผล ส่วนแสดงผล ส่วนป้อนกลับ และส่วนควบคุม ในการทำความเข้าใจถึงปัญหา และการแก้ปัญหานั้น เราอาจจต้องแยกธุรกิจนั้นออกเป็นส่วนงานย่อย แล้วทำการศึกษาแยกแยะ ถึงการทำงานปกติ ของระบบว่าเป็นอย่างไร มีกระบวนการในการปฏิบัติงานอย่างไร เพื่อหาสาเหตุของปัญหานั้นๆ

บทบาทของเทคโนโลยีสารสนเทศในการแก้ปัญหา

ในการแก้ปัญหาโดยวิธีการเชิงระบบนั้น เทคโนโลยีสารสนเทศได้เข้ามามีบทบาท ในหลายขั้นตอน ทั้งช่วยในการสร้างสารสนเทศให้กับผู้แก้ปัญหาประกอบการพิจารณา หาทางเลือกการประเมินทางเลือก และเป็นเครื่องมือช่วยแก้ปัญหาดังนี้

1.   บทบาทในการสร้างสารสนเทศ - ในขั้นตอนของการหาวิธีการแก้ปัญหานั้น เราได้ทราบมาแล้วว่าผู้แก้ปัญหาจะต้องหาทางเลือกในการแก้ปัญหา และแหล่งที่เป็นทางเลือกที่ดีที่สุด คือ ประสบการณ์ รวมทั้งคำแนะนำจากผู้มีประสบการณ์ แต่ยังมีสิ่งที่นำมาประกอบการพิจารณาหาวิธีการแก่ปัญหาคือ สารสนเทศที่เกี่ยวข้อง กับงานนั้นๆ สารสนเทศเหล่านี้ได้มาจากระบวนการการปฏิบัติงานในระบบ ซึ่งระบบงานอาจมีการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศอยู่ เราก็จะใช้สารสนเทศนั้นมาประกอบได้

2.   บทบาทในการใช้เป็นเครื่องมือในการแก้ปัญหา - คอมพิวเตอร์เป็นเครื่องที่สามารถ นำมาปฏิบัติงานแทนมนุษย์ได้ในทุกลักษณะ เมื่อเราเลือกวิธีการแก้ปัญหาแล้ว เราสามารถ นำเอาระบบเทคโนโลยรสารสนเทศไปใช้เป็นเครื่องมือปฏิบัติงานตามวิธีการที่เลือกเพื่อแก้ ปัญหา โดยการนำเอาวิธีการมาออกแบบเป็นระบบคอมิวเตอร์ ประกอบด้วย ฮาร์ดแวร์ ซอฟต์แวร์ และบุคลากร โดยผู้เชี่ยวชาญทางระบบสารสนเทศ แล้วจัดซื้อจัดหา ส่วนประกอบเหล่านั้นมาใช้ให้เป็นประโยชน์ได้